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Vendredi c'est l'après midi

Pour moi, pour ma santé mentale du week end et en prévision de la semaine qui suit celui ci, le vendredi après midi, pas de réunion. Pas de départ précoce, non plus. Le vendredi après midi, c'est le moment o๠je revois l'organisation de toute la semaine écoulée, règle les derniers points et pars l'esprit libre et léger.

Pendant toute la semaine, j'ai subi:

  • un planning chargé par des travaux récurrents
  • un planning imprévu imposé par ma hiérarchie de nouvelles échéances
  • de nombreuses interruptions (en plus en ce moment je gère des incidents, donc des alertes immédiates)

Malgré tous mes efforts, ma corbeille de réception a été remplie, la liste des actions s'est allongée sans rétrécir vraiment.

Ma dernière chance pour surnager c'est donc cet espace de 4 heures entre 14h et 18h.

Je ne vais pas partir en week end, voir ma femme et mes enfants en emportant avec moi les soucis de bureau, en emportant des devoirs de week end, ou en ayant à l'esprit un monticule de choses à régler le lundi matin.

Surtout que si j'attends lundi matin, c'est foutu. Forcément, je vais être invité à cette nouvelle réunion de suivi quotidienne avec le boss de mon boss, o๠je vais devoir arriver les bras chargés de cadeaux, des slides, des synthèses que j'aurai donc 2 heures pour faire. Et lundi, c'est ravioli pour tutti: tout le monde est dans le même cas, plus disponible pour moi: pas de réponse, pas d'action.

Le dernier argument qui joue en faveur du vendredi après midi, c'est qu'il est à la fin de la semaine: on se souvient de ce qui s'est passé, encore à peu près. C'est la dernière occasion de vider son esprit sur son cahier, de ranger les choses qui y sont et ne devraient pas y être.

C'est aussi l'occasion de faire un bilan: on ne fait pas un bilan en début de semaine, on peut à la limite le faire au milieu, pour réagir avant qu'il ne soit trop tard, on doit le faire en fin de semaine, quand on a tous les événements, échanges et interactions de la semaine en mémoire.

Alors je prends ma banette de réception, mon cahier, ma liste d'actions, et je collecte les autres éléments qui sont intervenus pendant ce temps. Je prends un peu d'altitude par rapport à ce que je fais: plus d'urgence, la semaine est finie, la course du rat aussi, je peux prendre de la distance. Et donc analyser un peu ce que je suis en train de faire: ai je bien récolté tout ce que je devais récolter. Est ce que j'ai bien tous mes projets ouverts et rangés. Est ce que je suis vraiment capable de faire des listes d'actions exerçables à partir des infos que j'ai en entrée? Comment est ce que je tiens à jour mon email?

C'est le moment de faire ce qui n'a pas été fait auparavant, d'actionner les gens sur lesquels on est en attente dépassée, tant que ces gens sont là et un peu disponibles, mais surtout c'est le moment de réévaluer sa manière de travailler: ses engagements, ses processus, son classement, les éléments de référence disponibles etc. Réévaluez!

Si j'ai pris trop d'engagements la semaine prochaine, au vu de mon agenda, le paysage brut de cette semaine qui vient, il est encore temps de se dégager, de reporter, d'avertir. En effet, en commençant la semaine avec un verre qui déborde déjà , je ne vais pas pouvoir faire face à ces engagements. D'o๠frustration, alcoolisme, dépression, divorce, solitude et suicide. Eh oui, on n'évalue jamais bien le risque que nous fait courir une réunion de trop;-)

Si mes processus ne sont pas pertinents (inadaptés à mon travail, à mon temps libre entre tâches récurrentes, aux résultats attendus), il est temps de modifier ces processus. Par exemple, j'ai vécu une semaine difficile o๠mes processus récurrents se sont téléscopés car les priorités n'étaient pas bien établies, et parce que mon boss m'a fixé des objectifs que je n'ai pas eu le temps de faire rentrer dans mon emploi du temps et encore moins d'atteindre. Ce vendredi, j'ai modifié mon emploi du temps de manière à m'adapter à cet état de fait et à mieux répondre aux objectifs. On ne prendra pas à cela deux fois de suite.

Si j'ai passé ma semaine à rechercher mes documents de référence, c'est soit que je ne les ai pas bien rangé, soit que je n'ai pas les bons documents en référence. Il vaut mieux corriger cela avant de passer pour un naze la prochaine fois qu'on vous demande tel chiffre ou tel information. Ca fait mauvais effet, ça fait perdre du temps cela crèe encore de la frustration.

Si je passe plus de 10 secondes à chercher un mail, c'est que je ne sais pas les classer, ou que j'en classe trop. Avez vous jeté des mails récemment?

Bref, faites du vendredi après midi votre meilleure allié pour passer un bon week end et une bonne semaine: le week end commence le vendredi à 14 h, et fixez vous un rendez vous avec vous même pour ne pas être dérangé.

Et si on me fixe des réunions le vendredi après midi?

Reportez cette phase à lundi matin, ou mieux, avancez la au vendredi matin: vous arriverez en réunion l'esprit clair et détendu, dégagé des vicissitudes qui vous incombaient auparavant. Et vous serez à même de fixer ou de faire déterminer les actions à mener à l'issue de cette réunion. Et cela se verra.

Publié le 6 Oct 2006
Écrit par Cyril Godefroy