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Pour moi, pour ma santé mentale du week end et en prévision de la semaine qui suit celui ci, le vendredi après midi, pas de réunion. Pas de départ précoce, non plus. Le vendredi après midi, c'est le moment où je revois l'organisation de toute la semaine écoulée, règle les derniers points et pars l'esprit libre et léger.

Pendant toute la semaine, j'ai subi:

• un planning chargé par des travaux récurrents
• un planning imprévu imposé par ma hiérarchie de nouvelles échéances
• de nombreuses interruptions (en plus en ce moment je gère des incidents, donc des alertes immédiates)

Malgré tous mes efforts, ma corbeille de réception a été remplie, la liste des actions s'est allongée sans rétrécir vraiment.

Ma dernière chance pour surnager c'est donc cet espace de 4 heures entre 14h et 18h.

Je ne vais pas partir en week end, voir ma femme et mes enfants en emportant avec moi les soucis de bureau, en emportant des devoirs de week end, ou en ayant à l'esprit un monticule de choses à régler le lundi matin.

Surtout que si j'attends lundi matin, c'est foutu. Forcément, je vais être invité à cette nouvelle réunion de suivi quotidienne avec le boss de mon boss, où je vais devoir arriver les bras chargés de cadeaux, des slides, des synthèses que j'aurai donc 2 heures pour faire. Et lundi, c'est ravioli pour tutti: tout le monde est dans le même cas, plus disponible pour moi: pas de réponse, pas d'action.

Le dernier argument qui joue en faveur du vendredi après midi, c'est qu'il est à la fin de la semaine: on se souvient de ce qui s'est passé, encore à peu près. C'est la dernière occasion de vider son esprit sur son cahier, de ranger les choses qui y sont et ne devraient pas y être.

C'est aussi l'occasion de faire un bilan: on ne fait pas un bilan en début de semaine, on peut à la limite le faire au milieu, pour réagir avant qu'il ne soit trop tard, on doit le faire en fin de semaine, quand on a tous les événements, échanges et interactions de la semaine en mémoire.

Alors je prends ma banette de réception, mon cahier, ma liste d'actions, et je collecte les autres éléments qui sont intervenus pendant ce temps. Je prends un peu d'altitude par rapport à ce que je fais: plus d'urgence, la semaine est finie, la course du rat aussi, je peux prendre de la distance. Et donc analyser un peu ce que je suis en train de faire: ai je bien récolté tout ce que je devais récolter. Est ce que j'ai bien tous mes projets ouverts et rangés. Est ce que je suis vraiment capable de faire des listes d'actions exerçables à partir des infos que j'ai en entrée? Comment est ce que je tiens à jour mon email?

C'est le moment de faire ce qui n'a pas été fait auparavant, d'actionner les gens sur lesquels on est en attente dépassée, tant que ces gens sont là et un peu disponibles, mais surtout c'est le moment de réévaluer sa manière de travailler: ses engagements, ses processus, son classement, les éléments de référence disponibles etc. Réévaluez!

Si j'ai pris trop d'engagements la semaine prochaine, au vu de mon agenda, le paysage brut de cette semaine qui vient, il est encore temps de se dégager, de reporter, d'avertir. En effet, en commençant la semaine avec un verre qui déborde déjà, je ne vais pas pouvoir faire face à ces engagements. D'où frustration, alcoolisme, dépression, divorce, solitude et suicide. Eh oui, on n'évalue jamais bien le risque que nous fait courir une réunion de trop;-)

Si mes processus ne sont pas pertinents (inadaptés à mon travail, à mon temps libre entre tâches récurrentes, aux résultats attendus), il est temps de modifier ces processus. Par exemple, j'ai vécu une semaine difficile où mes processus récurrents se sont téléscopés car les priorités n'étaient pas bien établies, et parce que mon boss m'a fixé des objectifs que je n'ai pas eu le temps de faire rentrer dans mon emploi du temps et encore moins d'atteindre. Ce vendredi, j'ai modifié mon emploi du temps de manière à m'adapter à cet état de fait et à mieux répondre aux objectifs. On ne prendra pas à cela deux fois de suite.

Si j'ai passé ma semaine à rechercher mes documents de référence, c'est soit que je ne les ai pas bien rangé, soit que je n'ai pas les bons documents en référence. Il vaut mieux corriger cela avant de passer pour un naze la prochaine fois qu'on vous demande tel chiffre ou tel information. Ca fait mauvais effet, ça fait perdre du temps cela crèe encore de la frustration.

Si je passe plus de 10 secondes à chercher un mail, c'est que je ne sais pas les classer, ou que j'en classe trop. Avez vous jeté des mails récemment?

Bref, faites du vendredi après midi votre meilleure allié pour passer un bon week end et une bonne semaine: le week end commence le vendredi à 14 h, et fixez vous un rendez vous avec vous même pour ne pas être dérangé.

Et si on me fixe des réunions le vendredi après midi?

Reportez cette phase à lundi matin, ou mieux, avancez la au vendredi matin: vous arriverez en réunion l'esprit clair et détendu, dégagé des vicissitudes qui vous incombaient auparavant. Et vous serez à même de fixer ou de faire déterminer les actions à mener à l'issue de cette réunion. Et cela se verra.

Certains s'en doutent car ils ont vu passer les initiales GTD, j'ai mis l'accent récemment sur quelques problèmes et les solutions que j'ai trouvé récemment pour améliorer mon organisation personnelle grâce à la lecture de l'excellent 'Getting Things Done' de David Allen. Mais j'ai évoqué mon expérience personnelle sans mettre en avant le travail et le livre de David Allen.

Je corrige donc mon erreur, car il s'agit d'une erreur, aujourd'hui, et je vais essayer de vous en dire plus sur la méthode.

Nourrie par des années d'expérience et une culture de l'engagement dans l'action, la méthode de Allen repose sur 5 étapes et sur une organisation de bas en haut (on voit d'abord le fonctionnement au quotidien avant de gérer des projets ou des programmes). Les 5 étapes sont:

• rassembler: on se crèe une ou plusieurs boites de réception (réelle et virtuelle) et on met dedans tout ce qui doit être traité. Absolument tout: un mémo à lire, la voiture à réparer, des livres à lire...
• traiter: est ce que cela peut être transformé en action directement?
• faire
• déléguer
• reporter à plus tard

Jusque là, cela ne semble pas casser une patte à un canard, encore moins deux. Sauf que ces étapes sont jusqu'auboutistes en elles même: on collecte tout ce qu'on peut collecter pour le sortir de son esprit. On traite en une passe l'ensemble de la boite de réception (réelle ou virtuelle)...

Le premier avantage de cet absolu, c'est que l'on vide son esprit. Réellement. En collectant tout et en le mettant de côté, on se libère du stress qu'une idée peut faire naître dans son esprit.

L'exemple qu'il donne et qui m'a semblé le plus pertinent au regard de mon expérience personnelle, c'est le garage. Personnellement mon garage n'est pas 'très bien rangé', c'est même plutôt le foutoir, et cela n'est jamais vraiment comme je l'aimerais. Ce qui fait que avant de lire le livre, à chaque fois que je passais, ouvrais, voyais un bout de poussière sortir dudit garage, je pensais: 'il faut que je range'. Sans le faire, ce qui a nourri ma frustration. Lui va plus loin en disant que dans mon esprit il y a un petit malin qui me dit touts les jours: range le garage. Et comme je ne le fais pas, j'ai les boules. C'est l'échec. Un sentiment très désagréable.

Rien qu'en sortant cette idée de ma tête, je me sens mieux. Je l'ai mis dans ma inbox (le garage tout entier), puis j'ai décomposé la chose en catégories (les trucs dont je dois me débarasser, les trucs à vendre, les trucs à réorganiser), puis enfin en actions: consulter le prix d'un Mac Plus sur eBay pour voir si je le vends, virer le canapé pourri, etc.

Plus de frustration, plus d'échec... J'ai au contraire des réussites éclatantes: j'ai viré le canapé et ce matin les encombrants m'ont réveillé à 5h en le mettant dans leur camion-benne. Je sais que je vais ranger mon Mac Plus et le conserver encore de nombreuses années, je sais à quel prix mettre en vente mes enceintes Bose. Et j'ai de nouvelles actions à effectuer...

Si vous avez lu Harry Potter, vous savez que Dumbledore, de temps en temps, se vide la tête dans son 'pensive' (ouais, je lis en anglais, je crâne) parce que cela lui permet d'avoir les idées plus claires. Et bah c'est vrai, et la méthode de Allen permet d'atteindre cet état de grâce. Cela dépasse bien entendu cette seule étape.

Le gros défaut de cette méthode, l'opportunité aussi, c'est qu'il n'est qu'en anglais pour le moment....

Je ne sais pas pour vous, mais je souffre toujours avec l'email mobile. Un énorme sentiment de frustration, en premier lieu, du désespoir parfois. J'ai cherché à analyser les causes de ce malaise et je suis parvenu à identifier les points suivants:

- de mauvais clients. Il y a plus d'un an, j'ai acheté un Nokia 6230i. Devinez à quoi sert le i ? A dire qu'il est internet, bien sûr, et donc qu'il fait l'email. Le problème que j'ai eu, c'est que j'ai cru à ce que j'ai lu dans les spécifications Nokia et surestimé ce qu'ils avaient fait. Résultat, un client incapable de faire le tri entre les emails nouveaux et les autes sur un serveur Imap, qui ne supporte aucune pièce détachée, et qui est d'une lenteur digne de ma première connexion modem à internet. Depuis, je dois tester un téléphone avant de lui faire confiance.

- une lecture hors contexte. L'email qui arrive arrive toujours dans un mauvais contexte. Quand on se déplace, on a pas les moyens de traiter les infos, on n'a pas les moyens d'imprimer, difficile de stocker dans une archive. L'email mobile n'est donc intéressant que pour les urgences, les documents de référence. Si en plus on est censé appliquer les méthodes de Getting Thins Done (Faire Les Choses), on doit collecter tout dans ses différentes inbox: difficile à faire si on a des boites 'in' physiques et qu'on est en déplacement.

- la dictature du beep. Si vous avez un client mail mobile avec une technologie de Push ou avec une réception automatique, vous êtes averti de l'arrivée d'un nouveau mail dès que cela se produit. Alors, quand on vous envoie le rapport sur l'activité du magasin de Royans sur l'année dernière, ou les offres du comité d'entreprise de billets spectacles, vous avez la poche qui vibre, le bipbip du matériel. Vous êtes son serviteur et non le contraire, et vous vous retrouvez dans la position de l'exécutant servile qui répond aux ordres donnés par la machine, alors que vous devez garder l'esprit clair et concentré.

Dans ce cas en plus vous êtes alerté par des informations qui n'ont pas d'intérêt pour vous et qui ne sont pas urgentes (alors que le téléphone c'est plutôt le medium de l'urgence). Super, vous avez tout gagné.

Ma conclusion pour le moment est d'attendre. Attendre d'ête retourné sur un ordinateur où je retrouve mon environnement de travail, attendre aussi que la convergence pda/téléphone/ordinateur porte réellement ses fruits. Encore quelques années, malgré ce qu'ils en disent. Au moins je ne nourris plus mes frustrations.

A chaque fois que j'efface le dernier mail de mon inbox, je ressens un grand soulagement. Au contraire, quand j'ai des emails dans celle ci, c'est une source de stress. Ce sentiment, vous l'avez probablement connu vous aussi, si vous avez un nombre d'emails important chaque jour. Je veux dire plus de 5 emails par jour.

Le problème des emails c'est qu'on agit en général avec comme si c'était du courrier postal: je vais dans ma boite aux lettres, j'ouvre, je sélectionne les courriers qui m'intéressent, je les ouvre à leur tour, les lis, et les pose sur la table de l'entrée. Ou alors, si je dois faire quelque chose, je les mets à un autre endroit (sur mon thermostat, là où est écrite l'heure et la température dont ma femme se plaint toujours). En effectuant ces opérations dans le monde réel toutefois, j'ai enchainé des processus sans m'en rendre compte. Et le processus le plus important a été de poser les emails sur la table d'entrée, de les laisser tomber.

Rien qu'en faisant ça, j'ai sorti le courrier de ma tête.

Par contre, si j'ouvre mon client mail, que je regarde la boite de réception, lis les emails et referme l'application, les emails qui sont dedans vont me sauter au visage la prochaine fois (surtout avec ma configuration, où je vois apparaître les emails au fur et à mesure de la connexion à mes comptes IMAP, ce qui produit un effet visuel d'apparition). Cela n'a pas l'air, mais c'est stressant.

Au contraire, si je vide cette boite, deux choses se produisent:

• sur le moment, je connais ce sentiment de félicité qui me rappelle ma dernière ligne de punition en primaire.
• quand je rouvre plus tard mon application de mail, je n'ai que les nouvelles choses à traiter, pas les anciennes.

Deux choses donc: un sentiment de plaisir et un stress en moins.

Alors il faut vider son inbox mail.

Je vous enjoins à méditer cette remarque à l'aune de votre expérience...

Je commence un nouveau boulot, et sans doute ce qu'on pourrait qualifier de nouvelle carrière. Je retourne vraiment dans un boulot de chef de projet, chose que j'avais un peu laissé tomber en étant de plus en plus technique.

Je fais ça dans un cabinet de conseil, et j'ai pour le moment quelques pistes de missions dans les télécoms, ça tombe bien c'est un secteur qui m'intéresse beaucoup. Idéalement, ce serait sur une plate forme de service vidéo, mais pour le moment je n'en suis pas là.

Nouveau boulot, nouveaux objectifs, nouveaux trajets. Il y a quand même pas mal de chances pour que j'aille travailler du côté de la Défense, pas la porte à côté. Cela signifie partir tôt et rentrer tard. Comme je n'ai pas envie de finir ma journée dans le RER à ressasser les nouvelles choses à faire, j'ai décidé de mettre en oeuvre de nouvelles méthodes de travail pour être libre tôt et surtout avoir l'esprit libre en arrivant chez moi.

En lisant l'excellent daringfireball.net, je suis tombé à quelques reprises sur des articles autour de GTD. J'ai sauté le pas aujourd'hui en me rachetant un vrai cahier et en mettant dedans les bristols 10x15 qu'on trouve en France (eh oui, pas de carte 3"x5" ici c'est le système métrique).

Le vrai cahier c'est un moleskine et rien que ça fait plaisir: simple, élégant, avec un rabat avec un soufflet pour mettre des cochonneries. Sur 43folders, j'ai découvert quelques astuces pour l'exploiter à fond, comme celles ci que je vous traduis, mais allez lire le post ici:

• Mettre des indications dans le coin pour faire meta donnée sur le contenu de la page
• Mettre des choses utiles dans l'accordéon: des cartes de visite, des cartes 10x15
• Imprimer les fiches de DIYPlanner et coller celles qui m'intéressent. Adresse, calendrier etc. J'ai choisi la taille A5, à vous d'essayer.

Je garde l'usage des carte 10x15 et leur utilité pour un autre jour.